"PERENCANAAN INVENTORI"
perencanaan inventori komponen kedua dalam strategi bauran ritel adalah perencanaan inventori atau dalam bahasa dagang sehari-hari adalah "
kulakan barang ".untuk menyusun perencanaan (manajemen) inventori yang baik, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan peritel yaitu :
- prediksi penjualan produk.memprediksi kuantitas penjualan dari tiap kategori dan tipe produk yang akan dibeli ("dikulakan").peritel perlu mengategorikan produk yang akan dipesan dalam kategori yaitu:
-
fast moving product : kategori ini merujuk pada jenis produk yang memiliki
perputaran produk yang sangat cepat karena banyaknya permintaan dari konsumen.
istilah dagang untuk produk ini adalah produk laku.ada beberapa alasan mengapa
sebuah produk dapat tergolong dalam produk laku yaitu:
karena memang usia produk
yang pendek atau karena banyak dicari konsumen.
- slow moving product : kategori ini merujuk pada jenis produk yang memiliki
perputaran yang lambat atau kurang laku.ini bisa saja karena reputasi produk yang
buruk atau karakteristik alamiah produk yang berumur panjang dan tahan lama,alias
jarang rusak .dengan demikian konsumen jarang membeli jenis produk tersebut.
2.
merek dan kualitas produk : penentuan merek dan kualitas produk yang akan
dijual kepada konsumen.untuk itu pebisnis perlu mengidentifikasi siapa target
konsumen yang ingin dilayani dan positioning toko ritelnya.ada dua opsi dalam
menentukan merek produk yang akan dijual ,yaitu :
merek perusahaan
( manufaturer brand )dan merek toko ( store brand / private label brand ).keunggulan
penggunaan private label brand adalah profit keuntungan yang besar
dibandingkan dengan merek perusahaan, biaya promosi yang terbatas dan
biaya logistik yang rendah,dan distribusi eksklusif hanya ditoko pemilik merek.
3.
kombinasi produk : penentuan inventori produk adalah kombinasi dari kategori,tipe,
dan item produk yang akan dijual.sebuah toko ritel tidak mungkin memiliki produk
yang lengkap baik kategori ,tipe,dan item produk.peritel bisa memilih format usaha
ritel untuk membantu pengaturan kombinasi produk.oleh karena itu proses
segmentasi,targeting,dan positioning turut berperan dalam pengelolaan kombinasi
produk yang dipesan sebuah toko ritel.
4.
waktu pemesanan produk : peritel harus jeli melihat pola pembelian
konsumen,
tren pasar,tren produk,dan preferensi konsumen.misalnya,menjelang hari raya
idul fitri,natal,dan tahun baru.peningkatan penjualan diberbagai industri ritel terjadi.
peritel harus mempersiapkan stok produk yang cukup untuk memenuhi tingginya
permintaan dengan penentuan inventori produk yang akan dipesan.
5.
tren pasar dan tren produk : industri ritel adalah industri yang dinamis dan selalu
berkembang.tren pasar dan tren produk memiliki siklus atau daur hidup tertentu.dan,
peritel harus mampu memanfaatkan siklus tersebut meskipun sifat siklus ini sangat
singkat.
prinsin-prinsip dasar membangun bisnis ritel yang hebat
inventori adalah darah dari sebuah bisnis ritel.tanpa inventori tidak ada yang diperdangangkan.oleh karena itu,inventori bisa dikatakan juga sebagai awal dari sebuah bisnisritel.
bisnis rtel yang sukses tidak mengandalkan modal sendiri untuk membiayai inventorinya.
ITO ( INVENTORY TRUN OVER ) : perputaran barang dagangan.
bisnis ritel adalah cash-in business alasan dari mengapa bisnis ritel menarik banyak pebisnis dari industri lain adalah sifatnya yang menghasilkan uang cash (tunai) setiap hari.jika hal itu dikombinasikan dengan
term of payment (TOP) maka kita bisa berbisnis tanpa modal untuk inventori.
ilustrasi inventory turn over.inventori yang sudah dibeli masuk ketoko,dipajang untuk dijual pada pelanggan.inventori yang terjual akan menghasilkan uang tunai bagi peritel.peritel bisa memesan kembali inventori yang terjual tanpa harus membayar sekarang juga karena mendapatkan
term of payment (tenggang waktu pembayaran) dari pemasok.artinya ,uang tunai yang diterima peritel tidak perlu keluar segera,melainkan uang tunai yang diterima masuk kerekening bank perusahaan setiap hari.siklus ini yang kemudian kita kenal dengan
inventory turn over (ITO) atau perputaran barang dangangan.
angka ITO adalah angka yang terbentuk dari kombinasi begitu banyak barang.dalam perjalanannya ada barang-barang yang terkelompok sebagai barang-barang
fast moving items(barang yang perputarannya cepat) dan ada barang yang berkelompok sebagai
slow moving items (barang yang perputarannnya lambat).
RITEL ZOOM :
- inventori lebih gampang dibentuk dibandingkan upaya menjualnya.
- kenali inventori yang memberikan kontribusi terbesar dalam bisnis .
- jangan pernah kehabisan persediaan barang-barang fast moving karena dampaknya
besar bagi hilangnya penjualan atau sales.
persediaan barang dagangan
persediaan dan kehabisan stock adalah faktor penting dalam
merchandising maupun dalam aktivitas promosi/even.memastikan toko mempunyai cukup barang yang dipajang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dapat menentukan jika promosi akan sukses.
1. persediaan dan kehabisan persediaan
definisi dari persediaan (stock ),melakukan persediaan ( stocking ),dan kehabisan persediaan atau (out of stock ).persediaan dapat didefinisikan sebagai semua stok yang ada (stock in hand) pada waktu yang telah ditetapkan,termasuk barang dirak tampilan (rak display) dan yang ada diruang belakang dan area aman lainnya (gudang toko).
melakukan persediaan (stocking) adalah merupakan aktivitas dalam menggabungkan semua dafar barang dangangan yang saat ini berada didalam ritel (list of merchandise).(dilihat persediaan mana yang habis lewat pengumpulan barang (stock in hand) yang masih ada ).kehabisan stok (out of stock) adalah barang yang tidak tersedia digudang/toko.kehabisana stok ditingkat gudang disebut "outs" dan presentase dari pesanan yang tidak dapat dipenuhi.
2.
keuntungan mengatur persediaan
fungsi pokok manajemen persediaan adalah memastika bahwa toko mempunyai produk yang tepat ditempat yang tepat dan waktu yang tepat.
terdapat 4 alasan mengapa manajemen persediaan penting
- dengan memiliki dan meletakkan produk yang tepat distock,dapat memaksimalkan kepuasan pelanggan.setiap produk harus siap distok,jadi jika ada penjualan yang tinggi maka tidak kehabisan stok.
- mengatur persediaan,membantu menjaga kualitas dan keseluruhan produk.tujuannya adalah suatu produk berjalan cepat (biasanya barang first moving).
- manajemen persediaan membantu toko untuk mencapai tingkat kemungkinan perputaran penjualan yang paling tinggi.
4. tidak memiliki produk yang tepat pada persediaan akan menimbulkan biaya pada
beberapa aspek ;
- menghabiskan banyak tempat yang berharga diruang belakang (ruang penyimpanan
/gudang)
- berhubungan langsung dengan persediaan yang tak terpakai.
- semakin lama persediaan digudang dapat mengakibatkan produk rusak dan
kadarluarsa.
- memengaruhi aliran kas.
3. perputaran persediaan
tingkat perputaran persediaan adalah tingkatan dimana produk harus distok ulang selama penjualan kepada pelanggan.tingkatan perputaran persediaan yang baik membantu pengoptimalan secara efisien dari kapital (arus kas),sekaligus membantu pengurangan kerusakan dan kebusukan,khususnya barang-barang yang tidak tahan lamaatau produk segar (fresh product).mencapai tingkat perputaran persediaan yang tinggi adalah penting.
berikut adalah cara-cara dalam meningkatkan perputaran persediaan :
- mengurangi jumlah persediaan yang dipajang.
- meningkatkan penjualan dengan persediaan yang sama.
- biasanya pada even tertentu,produk yang ditawarkan berkaitan dengan even tersebut.
- mengubah keragaman produk.
- mempromosikan produk untuk mengerakkan persediaan dan meningkatkan
penjualan.pintar memilih produk yang dipromosikan.
dapat berupa diskon atau buy 1 get 1free,biasanya barang slow moving yang
mendekati masa kadarluarsa sehingga harus dipromosikan.
4. penyebab kehabisan persediaan (out of stock)
penting bagi peritel untuk menjaga tersedianya barang dagangannya.seharusnya kondisi kehabisan persediaan adalah kondisi yang harus dihindari oleh peritel.jangan sampai peritel mengalami kehabisan persediaan.
meskipun demikian ,terdapat 3 sebab :
1. dari kehabisan persediaan (out of stock)
2. berada pada tataran toko,yaitu pemesanan yang buruk dan pengisian stok maupun
pemajangan.
3. berada pada tataran suplier misalnya keterlambatan pengiriman.
berikut ini adalah kondisi yang dapat dikategorikan sebagai pemesanan yang buruk
a. jumlah yang dipesan tidak cukup.
b. pemesanan yang jarang atau dengan frekuansi kecil.
c. gagal memesan,misalnya karena terlambatannya pemesanan.
d. pemesanan barang yang tidak tepat/salah.
berikut adalah kondisi pengisian stok dan pemajangan yang buruk.
- gagal mengisi ulang stok tepat waktu.
- ketidakcukupan alokasi ruang rak, dalam mendisplay produk terjadi kesalahan.
beberapa masalah kehabisan persediaan sebagai akibat kesalahan/masalah supplier,yaitu :
- barang tidak tersedia
- barang dipesan tetapi tidak dikirimkan
- pengiriman barang yang salah
laporan manajemen persediaan
laporan manajemen persediaan menyajikan segala informasi mengenai
persediaan digudang ,kecepatan penjualan,jumlah pemesanan,pergantian persediaan,ramalan penjualan,dan jumlah yang harus dipesan untuk setiap SKU (stock keeping unit).
laporan manajemen persediaan terdiri atas beberapa komponen berikut :
1. dafftar stock dasar (basic stock list)
2. perputaran persediaan (inventory turn over)
3. ketersediaan produk (product availabilty)
4. stock cadangan (backup stock)
5. peramalan (forecast)
6. titik pemesanan (order point)
7. jumlah yang dipesan (order quantity)
berkurangnya kesetiaan pelanggan dan kerugian penjualan
pengiriman persediaan ketoko yang tidak tepat waktu akan menyebabkan toko tidak mampu menyiapkan kebutuhan barang yang dicari oleh konsumen,lambat laun hal ini akan mengurangi kesetiaan pelanggan dan berdampak pula pada timbulnya kerugian penjualan.kerugian penjualan terjadi jika kesetiaan pelanggan pada sebuah toko berkurang dan jika pelanggan berbelanja ditempat lain maka akan menyebabkan penurunan dratis pada penjualan toko.disisi lain,kehabisan persediaan/stok dapat mencerminkan buruknya manjemen pengelolaan persediaan pada toko dan menyebabkan masalah besar,seperti pengurangan kesetiaan pelanggan dan kerugian penjualan yang tidak dapat dielakkan.
kartu stock
prinsip kartu stock adalah percatatan pergerakan transaksi keluar masuk satu item yang mengindentifikasi tipe transaksi (masuk dari supplier,masuk dari retur outlet,keluar ke outlet,keluar disposal/rusak,keluar untuk pemakaian tertentu.dll) lengkap dengan jam transaksi,jumlah barang,keterangan tujuan/asal barang.
kartu stock menjadi penting sebagai dokumentasi persedian yang menjadi pekerja/karyawan dapat memonitor setiap item yang terdapat pada sebuah gudang.
pelacakan ini dilakukan melalui data pada kartu stock .outlet yang terkirim setelah penerimaan barang dengan jumlah kemasan yang berbeda terdata pada kartu stock.selanjutnya tinggal meihat saldo sebelum penerimaan dan dengan asumsi FIFO berjalan baik,maka data oulet yang terkirim lebih jelas terpampang pada kartu stock.
fungsi kartu stock yang demikian penting tentunya membuat semua gudang/pusat distribusi tentunya mau menerapkan kartu stock dalam system percatatan manual dan otomatis tentunya sangat dipengaruhi oleh jumlah item,pergerakan barang,volume barang,modal,jumlah pekerja ,dan lainnya.
pertama expired first our (FEFO) dalam distribusi barang konsumsi
dalam teori tentang pergudangan jangka aliran produk yang digunakan adalah FIFO dan LIFO. FIFO,yang berarti entri pertama harus menjadi pertama kalinya juga merupakan prioritas untuk keluar.
sebaliknya LIFO berarti bahwa terakhir kali memasuki pertama kali keluar.biasanya konsep yang banyak digunakan adalah FIFO,wajar saja bahwa baris pertama harus dilayani.hal yang sama berbeda terjadi pada produk makanan,minuman,obat-obatan,peralatan medis atau produk yang memiliki umur simpan seperti voucher pulsa.meskipun pada dasarnya menggunakan konsep FIFO,tapi ketika produk tersebut memiliki transfer gudang bahkan dapat terjadi cukup sering bolak-balik keluar gudang.
contoh minuman dalam kemasan yang telah berakhir pada bulan januari 2010 tiba digudang bulan ini.sesuai dengan kelancaran permintaan produk didistribusikan kegudang cabang diseluruh desa telah bahkan mendapat sekitar untuk pengeceran.seiring waktu, persaingan dalam penjualan minuman dikemas sebagai akibat cukup tinggi di daerah terpencil sangat buruk karena mereka kalah dari produk lokal.karena kehidupan rak semakin dekat,tentu saja,sangat disayangkan jika minuman tidak diperbolehkan unuk bergerak di daerah kebetulan penjualan dikota-kota besar lebih baik,jadi pertimbangkan minuman ditarik kembali ke gudang kota besar bahwa permintaan pasar yang lebih besar.meskipun sebuah gudang besar dikota sekarang menyimpan produk minuman dengan kehidupan rak pada januari 2012.akibat produk akhir digudang menjadi kota besar saat ini adalah produk yang akhirpadad tahun 2010.dengan kondisi seperti ini,produk yang diperioritaskan untuk keluar dari gudang pertaman memiliki kadarluarsa terdekat.
untungnya WMS aplikasi yang telah beredar saat ini didukung FEFO untuk proses dari pada FIFO konvensial.bahkan sekarang hampir semua produk akan mulai mengarah kesistem FEFO walaupun untuk suku cadang sekalipun.FEFP tentu saja diperlukan untuk fungsi gudang melayani sebagai FEFO mungkin terdampak pada sistem akuntasi,terutama jika ada perbedaan harga.bagaimana implikasi akuntansi? bisa ternyata diterapkan dengan konsep FIFO atau LIFO (dalam sistem akuntansi konvensional).tapi dengan ERP saat ini,daftar setiap produk layak sampai ketingkat yang paling rinci.
